Los flujos de trabajo están cambiando en las empresas. Las sedes se están descentralizando e incluso los trabajadores pueden optar por el teletrabajo. Esto origina que se tengan que readaptar tanto en los métodos de producción como en la forma de organizarse. La inmediatez en la comunicación es vital no sólo porque se haya instaurado en nuestras vidas a través de aplicaciones de chats, sino para una fluidez en la transmisión de órdenes. Y es por eso que el e-mail se ha quedado obsoleto, incluso contraproducente.
Para adaptarse a esta nueva era de la comunicación, multitud de Negocios ya han incorporado servicio de WhatsApp como vía de contacto para sus clientes.
Pero, ¿y respecto a la comunicación interna? ¿Cómo podemos adaptar esta tecnología en el organigrama de nuestro negocio?
La gestión del correo electrónico nos hace perder tiempo
El e-mail se convirtió en una herramienta muy potente para las empresas en detrimento del teléfono: un mensaje escrito, almacenado en un buzón, que se podía consultar siempre que se quisiera frente a la palabra oral. Pero su uso indiscriminado y el maremágnum de información que se maneja en ellos (como mandar documentos, concertar una reunión, como disco de almacenaje de datos, etc.), hace que su organización no sea fácil.
Diversos estudios sobre productividad concluyen que empleamos una gran parte de tiempo de nuestra jornada laboral en la gestión de los correos electrónicos, sin contar el estrés que puede producir el estar pendiente de la entrada de un nuevo e-mail en nuestra bandeja.
Para ello, se han desarrollado varios sistemas que integran todas las funciones necesarias para mantener en contacto permanente a nuestros trabajadores y, por lo tanto, hacer más fluida la comunicación interna e incluso externa de la empresa.
Nuevos sistemas para mejorar la comunicación
El común denominador es la de reunir en una misma plataforma el mayor número de herramientas necesarias en la organización de la empresa, desde las más básicas, como la de compartir archivos, crear chats, conversaciones privadas o almacenar documentos con acceso a todos los usuarios, hasta otras más complejas como crear grupos de trabajo, establecer videoconferencias, etc.
Otro aspecto primordial es que, junto a su accesibilidad vía web, se disponga de una aplicación para el móvil con la que llevarnos la oficina a todas partes. Algunos ejemplos de estos sistemas que nos podemos encontrar en el mercado y su cualidad más destacada, son:
- Slack: que incluye la posibilidad de videoconferencia y coordina todas las herramientas de Google.
- Hipchat: de similares características a la anterior, sólo que no está vinculado a Google.
- Yammer: de Microsoft, por lo que permite sincronizar con Outlook.
- Asana: muy potente para la gestión de proyectos. Puedes crear tareas, designarlas a alguien, fijar fechas de entrega.
- Trello: parecida a la anterior. Permite realizar listas de tareas y especificar fechas de ejecución:
- Basecamp: una red social de la empresa en la que puedes ver los proyectos y el tiempo que se ha dedicado a cada uno.
Todas ofrecen dos versiones, una gratuita y otra de pago en las que se amplían las coberturas y servicios. No sabemos si estas herramientas conseguirán desbancar al e-mail, pero seguro que nos harán tener una comunicación más eficiente.
